GESTIÓN DE PROYECTO

01 | Realizamos Gestión del proyecto Una buena planificación del proyecto y la definición acertada de los objetivos son fundamentales para garantizar su éxito, pero igualmente importante es la gestión que se realiza del mismo.

1.1| Áreas de conocimiento de la gestión

DIMENSIÓN TÉCNICA: es importante y necesario tener los conocimientos técnicos adecuados o suficientes para entender y resolver el problema (o proponer soluciones, buscar vías de resolución,…), así como para llevar a cabo el trabajo especificado en el proyecto. De todas maneras, esta faceta no debe ser la imperante en la ejecución del proyecto (por parte del gestor) ya que hay otras áreas que son trascendentes y de una complejidad mayor en su gestión.

DIMENSIÓN HUMANA: según su perfil, las personas que participan en los proyectos, por lo general, toman parte en unas actividades y no en otras. Esta casuística genera un entramado de relaciones personales y, a veces, con intereses contrapuestos. Puede darse el caso de que estas personas participen a su vez en otros proyectos, con la complejidad que supone compartir los recursos. También hay que gestionar la relación con clientes y proveedores. DIMENSIÓN ECONÓMICA: es importante hacer seguimiento de esta variable para que el proyecto cumpla con el presupuesto establecido. Para ello deberemos controlar los gastos asociados a cada actividad, así como su duración.

DIMENSIÓN GESTORA: engloba las acciones derivadas de las dimensiones anteriores, pero no por ello es menos importante. De una buena gestión depende el éxito del proyecto, la resolución de los problemas, la optimización de los recursos y el control del presupuesto. 1.2| Gestor del Proyecto. Competencias y funciones La selección del líder o gestor del proyecto es un punto fundamental del cual el éxito del proyecto dependerá en gran medida. Por ello es importante saber cuáles van a ser las funciones que este líder debe ejercer, así como una serie de competencias básicas que están incluidas en el rol de gestor de proyecto. Son varias las funciones que el gestor o líder del proyecto debe cumplir. Entre ellas destacan: Colaborar en la definición de objetivos. Planificar el proyecto. Dirigir y coordinar los recursos asignados (humanos y materiales). Controlar los agentes externos: cliente, proveedores, etc. Realizar el seguimiento del proyecto. A su nivel, tomar decisiones para la consecución de los objetivos del proyecto. Informar sobre el estado del proyecto, sus progresos, logros, problemas y soluciones.

Para ello debe desarrollar una serie de competencias que le permitirán alcanzar el éxito deseado: GESTIÓN ORGANIZATIVA Y DE PLANIFICACIÓN: durante el proyecto no solo deberá realizar la planificación y su seguimiento, sino que tendrá que organizar reuniones, coordinar el trabajo en equipo, gestionar el calendario… Elementos que deben estar en la planificación pero que hay que saber gestionarlos correctamente.

COMUNICACIÓN: tanto dentro del proyecto (con los miembros de su equipo y sus superiores) como fuera, con el cliente y los proveedores. Una correcta comunicación es fundamental para que no se generen conflictos o malentendidos.

NEGOCIACIÓN: muchos son los elementos y momentos de negociación. El líder o gestor del proyecto debe trabajar con clientes, miembros de su equipo, etc. con el fin de llegar a acuerdos, sobre el objetivo del proyecto, el contrato, la asignación de tareas, etc.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS: son múltiples los problemas que surgen durante los proyectos y de diferentes características (de relación, técnicos, calidad…). El gestor deberá identificar el problema, sus causas y establecer las alternativas de solución posibles para la toma de decisiones.

EQUIPO: dinamizar el equipo y obtener los mejores resultados del mismo es labor del gestor, y deberá desplegar sus habilidades en esta área para conseguir que el proyecto se realice en plazo, coste y con la calidad requerida. Hay que crear un equipo fuerte y unido con un único objetivo: desarrollar el proyecto con éxito.

VISIÓN SISTÉMICA: capacidad de ver lo general y pasar a lo específico. Es importante que el gestor tenga una visión global del proyecto para que lo específico esté supeditado a la globalidad del proyecto.

TOMA DE DECISIONES: el proyecto exige tomar decisiones constantemente y de manera rápida. El proceso de toma de decisiones debe realizarse con prontitud y seguridad. TÉCNICAMENTE PREPARADO: aunque no se sea un experto en el tema (para ello tenemos el equipo de proyecto), sí es importante tener conocimiento de la parte técnica, ya que así la planificación se realizará de manera más rápida y certera y la toma de decisiones se ejecutará también con más criterio.

ORIENTACIÓN HACIA LA CALIDAD Y SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: no sólo hay que dar al cliente lo que necesita, también hay que hacer que sea consciente de que lo recibe. Para que la satisfacción perdure, el sistema debe tener buena calidad.

ORIENTACIÓN HACIA LA ACCIÓN: algunos jefes de proyecto dilatan el proceso de toma de decisiones mediante discusiones y estudios, lo que crea ineficiencia y deteriora la moral del grupo.

DELEGAR RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: el gestor ha de saber cómo dirigir su atención a un número relativamente reducido de indicadores de rendimiento; con ellos puede dirigir el proyecto, detectar problemas potenciales a tiempo, seleccionar los miembros del equipo más adecuados y darles la autoridad y los recursos para que adopten por sí mismos las medidas correctoras.

1.3| Diagrama del flujo del Proyecto (lista de control) Previamente a desarrollar la lista de control del proyecto, es conveniente aclarar que esta lista es una herramienta que pretende facilitar su elaboración y servir de guía para comprobar si se van desarrollando los diferentes apartados del mismo.